Géoprod permet de gérer les fonctions relatives à la protection des données des personnes physiques.
Ces fonctions sont les suivantes :
- Restreindre l’accès aux fonctions RGPD
- Fournir à n’importe quelle personne physique toutes ses données personnelles collectées dans l’application
- Modifier toute donnée personnelle.
- Anonymiser ses données, c’est à dire remplacer partout où on les trouve son nom, adresse, tél, etc. par le texte « Anonyme »
- Archiver les données collectées avant anonymisation, cette archive n’étant accessible qu’aux utilisateurs autorisés
Droit d'accès aux fonctions RGPD
Ce droit est accessible dans la fiche utilisateur (vue Paramètres > Utilisateurs). Cocher la case RGPD :
Rechercher les données personnelles
Si vos droits sont actifs, aller dans Paramètres > Sous menu tout en bas à gauche RGPD :
Puis lancer une recherche sur une personne physique en saisissant au moins prénom et nom :
Le logiciel donne alors l’exhaustivité de la donnée trouvée sur cette personne :
La saisie des champs mail, adresse et commune restreint le jeu des enregistrements trouvés à ces critères.
Le clic sur l’une des tables donne le détail des données correspondantes
Exporter les données
Une fois la recherche effectuée, vous pouvez sélectionner les lignes correspondant à votre demande, et exporter les données sélectionnées, à destination du demandeur.
Pour chacune des tables, sélectionner les lignes :
puis cliquer sur le bouton Exporter :
Renseigner les données relatives à la demande :
Puis bouton Exporter.
Géoprod effectue alors un archivage des données personnelles dans un fichier d’extension csv qu’il est possible de télécharger, pour envoi ultérieur à la personne qui en a fait la demande :
Anonymiser les données
De la même manière que pour l’export, sélectionner les données retenues pour l’anonymisation. Une fois la sélection effectuée dans chacune des tables, cliquer sur le bouton Anonymiser :
Géoprod lance alors la procédure d’anonymisation :
- Contrôle des données :
- Date de création d’une pièce attachée au contact antérieure de moins de 5 ans à la date courante.
Commande liée au contact en cours
Facture liée au contact en attente ou hors échéance
Date de facture liée au contact antérieure de moins de 5 ans à la date courante.
Dossier lié au contact, en tant que demandeur, proprio ou intervenant non archivé
Date d’archivage d’un dossier lié au contact, en tant que demandeur, proprio ou intervenant, antérieure de moins de 3 ans à la date courante.
Si un de ces contrôles est positif les données ne peuvent pas être anonymisées, et Géoprod retourne un message d’erreur indiquant le critère non satisfait.
- Les valeurs 3 et 5 ans sont définies par défaut. Nous contacter si vous souhaitez les modifier.
- Présentation des données à l’utilisateur
- Géoprod affiche les données qui vont être anonymisées à l’utilisateur :
- Demande de confirmation
- Géoprod affiche un dernier avertissement avant anonymisation :
- Saisie de la demande
- Comme lors de l’export (voir plus haut), l’utilisateur doit renseigner les données relatives à la demande d’anonymisation : nom du demandeur, pièce d’identité, etc.
- Archivage
- Géoprod effectue un archivage comme lors de l’export des données
- Anonymisation
- Les traitements indiqué dans l’avertissement plus haut sont appliqués aux éléments sélectionnés, il n’est alors plus possible de retrouver les données anonymisées dans l’application.
Consultation des archives
Il est possible pour un utilisateur ayant les droits d’accès à la fonction RGPD de consulter les archives :
Géoprod affiche alors la liste de toutes les archives générées au titre du RGPD, issues des demandes d’export et d’anonymisation.
La liste contient une recherche.
La sélection d’une archive charge les données liées à la demande et permet de télécharger le fichier d’archive correspondant :
