La version V4.02.31 de décembre 2025 introduit la gestion des factures d’achat, en lien avec la réforme de la facture électronique.
Paramétrage
Le droit d’accès aux factures d’achat est géré au niveau de l’utilisateur : Paramètres > Utilisateurs > Utilisateur > Cocher la case tout en bas à gauche « Factures d’achat » :
La sélection de la plateforme agréée, ainsi que de ses identifiants, bien que disponible dans l’interface dans Paramètres > Facture électronique, est assurée par nos services.
Réception des nouvelles factures d'achat
Pour les utilisateurs ayant les droits d’accéder aux factures d’achat, un nouvel onglet apparaît dans la barre de navigation :
Le clic sur l’icône affiche les factures d’achat reçues de la plateforme agréée et non encore enregistrées dans un fournisseur :
Les fonctions disponibles pour une facture d’achat non encore enregistrée sont les suivantes :
- Accéder au visuel de la facture
- Télécharger le pdf de la facture
- L’enregistrer dans le fournisseur
L’enregistrement peut être fait de façon groupée pour toutes les factures sélectionnées, en une seule fois, via le bouton Enregistrer situé en bas de la vue.
Cas d'erreur
Dans certains cas Géoprod ne trouve pas le fournisseur correspondant à la facture reçue :
- Le SIREN ou SIRET de la facture n’existe pas dans la base
- Il existe mais plusieurs fois
- Il existe mais pour un tiers n’étant pas déclaré comme fournisseur
Dans ce cas Géoprod affiche un avertissement en fin de ligne :
Pour résoudre les deux derniers cas, supprimer le doublon de SIREN ou SIRET, ou modifier le classement du tiers en fournisseur.
Pour résoudre le premier cas d’erreur cliquer sur le bouton Enregistrer, Géoprod propose alors le choix suivant :
Si le fournisseur existe déjà mais que le SIREN ou SIRET n’a pas été saisi, cliquer sur Sélectionner, rechercher le fournisseur et le sélectionner, Géoprod demande alors :
Répondre Oui.
La facture est alors visualisée dans le fournisseur :
Les actions possibles sont alors les suivantes :
- Modifier l’objet de la facture
- Enregistrer le PDF de la facture
- Sélectionner un contact
- Attacher la facture à un dossier
- Créer la facture, c’est à dire l’enregistrer dans le fournisseur
Une fois la facture enregistrée elle disparaît de la liste des nouvelles factures d’achat et devient visible dans l’onglet Factures d’achat du fournisseur.
Gérer le cycle de vie de la facture d'achat
Le cycle de vie de la facture d’achat, dans cette première version, est simple :
Les états en vert sont les états finaux.
Pour une facture à approuver les actions possibles sont approuver et litige :
Pour les factures à régler la seule action possible est de la régler :
Pour les factures en litige, les actions possibles sont approuver et refuser :
La prochaine version permettra :
- de refuser une facture à approuver
- de refuser une facture réglée
- de suspendre une facture
- d’approuver partiellement une facture
Créer une facture d'achat hors PA
Il est possible de créer une facture d’achat manuellement. Le cas d’utilisation peut être parmi ceux-ci :
- La facture émane d’une société dont le siège social n’est pas situé en France
- La facture émane d’une société non encore concernée obligatoirement par la facture électronique, c’est le cas de toutes les sociétés jusqu’au 1er septembre 2026 et des sociétés de moins de 250 salariés jusqu’au 1er septembre 2027
Pour créer la facture d’achat, créer le fournisseur, puis bouton + > Facture d’achat :
Saisir alors manuellement au minimum les informations obligatoires :
- Numéro
- Objet
- Taux de TVA
Il est alors possible d’enregistrer la facture, son statut est reçue.
Pour être conforme à la législation il sera obligatoire à partir du 1er septembre 2026 de soumettre toute facture d’achat à la plateforme agréée.
Renseigner les informations minimales :
- Date de création
- Date d’échéance
- Date de livraison
- Au moins une ligne avec un montant non nul
Puis soumettre la facture, bouton en bas à gauche.
La facture est envoyée à la plateforme agréée, elle passe alors dans l’état à approuver. A partir de ce moment là, son cycle de vie est le même que pour une facture d’achat reçue via la plateforme agréée.