Toute entreprise avec au moins un salarié prépare un fichier navette servant de support d’échange avec le comptable pour l’établissement de la fiche de paie.
Géoprod permet de gérer ce fichier navette, par utilisateur et par mois.
Une préparation de paie concerne un utilisateur sur une période, par exemple Martin DUJALON sur mai 2025. La période ‘Mai 2025’ n’est pas forcément exactement un mois, c’est une période définie par le comptable.
La préparation de paie contient les éléments suivants :
- le détail des absences saisies par l’utilisateur,
- la liste de ses frais.
Le comptable peut saisir en plus :
- des primes,
- des frais de transports,
- le nombre de jours de télétravail,
- le nombre de tickets restaurants,
- éventuellement d’autres champs non identifiés pour l’instant.
Géoprod permet également sur chaque période :
- de calculer les heures supplémentaires indemnisables,
- de saisir les heures payées,
- de calculer le solde de fin de période en fonction de ces données et du solde en début de période.
1. Saisie des temps
Il n’y a pas de modification fondamentale dans la saisie des temps.
L’utilisateur saisit ses temps, ses congés, et ses heures de récupération comme avant l’introduction de la fonction Préparation de la paie.
L’introduction de la fonction induit toutefois deux évolutions :
- Lors de la saisie de frais, on ajoute la possibilité de distinguer les frais selon leur moyen de paiement, personnel ou professionnel. Les frais réglés avec un moyen de paiement personnel sont automatiquement remontés dans la préparation de paie.
- On ajoute également la possibilité de saisir un montant TTC pour les frais personnels. Les frais sont comptés en HT dans le prix de revient du dossier et en TTC dans la préparation de paie.
2. Gestion des périodes
La fonction est disponible ici : Stats > « Nouveau » menu RH > Périodes
Pour ajouter une période, cliquer classiquement sur le bouton + puis Période. Saisir ensuite les champs Nom, début et fin. Pour pouvoir établir les fiches de paie le 31 du mois, il peut être nécessaire de définir une période qui ne corresponde pas exactement à un mois :
3. Gestion des préparations de paie
Pour ajouter une préparation de paie, aller dans la vue Stats > RH > Préparation de paie
puis bouton + puis Préparation de paie :
La création d’une préparation de paie verrouille la préparation de paie de l’utilisateur de la période précédente et copie le solde de fin de la période précédente dans le solde de début de la période courante.
La préparation de paie est divisée en 2 onglets : éléments de paie et gestion des heures :
Ce deuxième onglet gestion des heures est facultatif et n’est visible que si le champ Paramètres > Général > Temps de travail hebdomadaire est coché :
Géoprod vous permet donc de gérer le solde des heures supplémentaires :
- en cas de temps de travail annualisé, voir ici.
- en cas de temps de travail non annualisé, donc hebdomadaire, voir plus bas paragraphe 3.2.
3.1 Éléments de paie
Géoprod affiche les éléments issus de la saisie de l’utilisateur :
- absences hors récupération :
- récupérations :
Les heures de récupérations sont des heures saisies par l’utilisateur, mais non travaillées, elle sont accordées par le responsable. L’activité sur lesquelles elle pointent a un code d’activité commençant par 3, comme toutes les absences et a le champ ‘Ne pas compter comme heure travaillée’ coché.
- frais :
Seuls les frais de type Perso sont affichés dans cette vue.
Géoprod affiche ensuite les éléments suivants, saisissables par le comptable :
Les champs ci-dessus correspondent aux données suivantes :
- Acompte : acompte sur salaire déjà versé.
- Frais de transport : remboursement des frais de transport en commun.
- Télétravail : le télétravail peut donner lieu à des indemnités, avec un montant à la journée, le comptable saisit ici le nombre de jours télétravaillés.
- Tickets restaurant : les tickets restaurant ne sont pas pris en charge les jours de télétravail, le comptable saisit ici le nombre de jours avec prise en charge du ticket restaurant.
- Prime : elle peut être de nature diverse : astreinte, résultat, ancienneté, fin de chantier, etc. Nous contacter pour configurer vos primes, qui peuvent être spécifiques à chaque cabinet.
Ces informations sont suffisantes pour établir un fichier « navette », il suffit de générer en docx ou en PDF :
3.2 Gestion des heures supplémentaires
Vous pouvez ajouter à la gestion des éléments de paie la gestion des heures supplémentaires.
Géoprod calcule automatiquement les heures supplémentaires à 25 et 50%, et permet au comptable de saisir parmi les heures indemnisables celles qui sont payées de celles qui sont ajoutées au solde.
Cliquer sur Gestion des heures.
Géoprod affiche en premier les totaux par semaine, le compte des heures supplémentaires étant effectué à la semaine. Exemple :
- semaine du 3 mars : 45 h travaillées, le total des heures à 25 % est calculé à 8 et celui des heures à 50 % à 2.
- semaine du 17 mars : une heure n’a pas été saisie et est manquante
- semaine du 24 mars : 3,5 h ont été saisies en récupération
Le calcul des heures supplémentaires est effectué ainsi :
- Nombre d’heures acquises à 25 % : jusqu’au 8 premières heures supplémentaires travaillées dans la même semaine (de la 36ème à la 43ème heure)
- Nombre d’heures acquises à 50 % : les heures suivantes (à partir de la 44ème heure)
Ce calcul est conforme avec la législation en vigueur. Voir le site du service public sur le sujet.
Géoprod affiche ensuite le volume d’heures récupérables, ventilé en heures manquantes, heures à 25 % et heures à 50 % :
Géoprod calcule le total des heures indemnisables sur la période, ici 12 h :
- Volume heures indemnisables = Heures calculées à 25 % + Heures calculées à 50 % – Heures manquantes
Géoprod affiche ensuite les heures indemnisées, elles sont saisissables par le comptable, séparément pour les heures à 25 % et celles à 50 % :
Le montant indemnisé est calculé ainsi :
- Montant indemnisé des heures à 25 % = (cout salarial = Salaire net + Charge sociale) / (Nombre d’heures rémunérées) * nombre heures payées * 1,25
- Montant indemnisé des heures à 50 % = (cout salarial = Salaire net + Charge sociale) / (Nombre d’heures rémunérées) * nombre heures payées * 1,5
- Les champs Salaire net, Charge Sociale et Nombre d’heures rémunérées sont saisis dans la vue Paramètres > Utilisateurs > Couts horaires)
Géoprod calcule ensuite le total des heures indemnisées sur la période, ici 11,5 h :
- Volume heures indemnisées = Heures récupérées + Heures calculées à 25 % + Heures calculées à 50 %
Enfin Géoprod affiche les données finales : le solde de début de période, le volumes des heures de la période, ici 12 – 11,5 = 0,5 h, et le solde de fin de période.
Dans le cas de la gestion des heures supplémentaires, le fichier navette est plus complet :
