Géoprod propose trois fonctionnements complémentaires pour la relance des factures :
- Manuellement depuis la facture
- Manuellement depuis la liste des factures à relancer
- Automatiquement par mail, à intervalles programmés
La relance manuelle depuis la facture
Dans le bloc de boutons de la facture, cliquer sur le bouton Relancer payeur :
Géoprod demande à l’utilisateur s’il souhaite relancer par mail ou par courrier.
Relance par mail
Si la relance est effectuée par mail, Géoprod crée le mail de relance, en y joignant la facture en pdf :
Relance par courrier
Si la relance est effectuée par courrier, Géoprod crée un courrier libre dont le corps est généré automatiquement :
Il est possible d’utiliser un modèle différent du courrier libre, en ayant au préalable défini un modèle dont le type est Relance facture 1, Relance facture 2 ou Relance facture 3 :
Relance par mail ou par courrier
Le corps du mail ou du courrier est généré à partir des paragraphes types suivants :
- Relance facture 1 si le compteur est vide
- Relance facture 2 si le compteur vaut 1
- Relance facture 3 si le compteur vaut 2 ou plus
Le contenu de ces paragraphes est modifiable dans Paramètres > Paragraphes. Le nom du paragraphe type n’est pas modifiable.
Le mail ou le courrier est généré dans le dossier de la facture. Vous pouvez forcer la génération dans le client de la facture en cochant le champ Paramètres > Pièces > Envoi pièce par mail > Mail rattaché au client :
Le compteur de relance de la facture passe à la valeur + 1 :
- A l’envoi du mail
- A la génération du pdf ou du docx du courrier
La relance depuis la liste des factures à relancer
Ce mode de relance ne permet que les relances courriers.
Aller dans la vue Stats > Relance factures.
Géoprod affiche toutes les factures dont le statut est hors échéance, douteux ou contentieux.
Modifier les filtres si nécessaire pour restreindre la liste des factures visualisées.
Pour sélectionner la ou les factures à relancer, cocher à droite :
Cliquer ensuite sur le bouton Relance par courrier en bas de la page :
Géoprod demande ensuite si vous voulez générer les relances sans confirmation ou avec une saisie intermédiaire.
Sans confirmation Géoprod génère les pdf des relances et des factures sélectionnées.
Avec saisie intermédiaire, vous pouvez ajouter un numéro de recommandé :
Cliquer sur PDF ou DOC pour générer la relance, Géoprod reprend ensuite la génération des relances suivantes.
Les relances automatiques par mail
Configuration
Vous pouvez configurer Géoprod pour que les relances par mail s’effectuent automatiquement.
Ces paramètres se trouvent dans la vue Paramètres > Pièces > Page 2 :
Vous pouvez configurer :
- Les 3 délais de relance
- Si par défaut à la création du client ses relances sont automatiques
- Le compte mail d’envoi des relances
Utilisation
Dans le client vous pouvez cocher ou non si ses relances sont automatiques :
Dans chaque facture d’un client dont le champ précédent est coché, un nouveau bouton apparaît :
Le clic sur ce bouton permet de configurer :
- Si la facture est relancée automatiquement
- Les 3 délais de relance
- Les destinataires des relances :
Si le délai de relance est atteint, le mail est envoyé lors du traitement effectué chaque nuit, qui met à jour le statut des factures hors échéance, entre autres :
La relance est créée dans les mails du dossier (ou du client), le compteur et le commentaire de la facture sont mis à jour.